Gestione delle segnalazioni ¶

Gestore whistleblowing

Per poter gestire correttamente le segnalazioni, bisognerà definire un comitato whistleblowing e assegnare il ruolo di Gestore whistleblowing alle persone interessate.

Accesso delle informazioni

In conformità ai requisiti tecnici dettati dall'ANAC il sistema garantisce la riservatezza all'accesso delle informazioni raccolte da tutte le segnalazioni esclusivamente agli utenti del sistema che dispongono del ruolo di gestore whistleblowing.

Gestione ¶

Una segnalazione viene generalmente inviata dal segnalatore tramite il portale web.

In alcune circostanze, il comitato whistleblowing può ricevere una segnalazione tramite canali alternativi (comunicazione orale / posta ordinaria, ecc). In questi casi, è possibile inserire manualmente la segnalazione nel sistema, assicurandosi che tutte le informazioni siano registrate in modo accurato e riservato.

In entrambi i casi, i membri del comitato whistleblowing riceveranno una notifica della nuova segnalazione. Per poterla gestire dovranno autenticarsi nel sistema; una volta effettuato l'accesso, nella homepage saranno riassunte le pratiche a loro in carico.

In alternativa, è possibile seguire il seguente percorso di menu:

Pratiche > Whistleblowing > Segnalazioni

Dettaglio segnalazione ¶

Cliccare sulla riga della segnalazione per aprirla. Verrà aperta la sua pagina di dettaglio suddivisa in sei schede:

descrizione evento;
informazioni sul segnalatore;
pubblico;
messaggi;
trattamento;
allegati.

Descrizione evento ¶

Nella prima scheda viene riportata la descrizione evento compilata dal segnalatore. È messa in evidenza in rosso la voce Da confermare entro che indica la scadenza entro la quale va data conferma di ricezione segnalazione (per legge 7 giorni).

Modifiche vietate

I campi della segnalazione non possono essere modificati in caso di segnalazione diretta da parte di un segnalatore tramite portale.

Informazioni sul segnalatore ¶

Nella seconda scheda vengono riassunte le informazioni riguardanti il segnalatore.

Se il segnalatore ha mantenuto l'anonimato saranno visibili solo:

l'informativa privacy che ha accettato;
le risposte alle seguenti domande:
- Il segnalatore ha un interesse privato collegato alla segnalazione?;
- Il segnalatore è corresponsabile delle violazioni segnalate?.

Se invece il segnalatore ha deciso di fornire i propri dati personali, saranno visibili anche i seguenti campi compilati:

tipo segnalatore;
cognome;
nome;
email;
telefono.

Pubblico ¶

Nella terza scheda vengono visualizzati tutti gli allegati che il segnalatore ha inserito nella segnalazione, se presenti.
Inoltre, saranno riassunti gli allegati eventualmente scambiati nella scheda dei Messaggi.

Messaggi ¶

Nella quarta scheda è possibile comunicare direttamente con il segnalatore tramite dei messaggi. È possibile inviare anche allegati, così come riceverne di nuovi dal segnalatore.

I comandi principali di questa scheda sono:

Invia per inviare un messaggio;
per allegare uno o più file.

Avvisi e messaggi

Lo scambio di messaggi non avviene in tempo reale.
Se il segnalatore ha lasciato il proprio indirizzo email, il sistema invia immediatamente una notifica per segnalare un nuovo messaggio. In caso contrario, sarà responsabilità del segnalatore anonimo accedere alla piattaforma per verificare eventuali aggiornamenti.

Trattamento ¶

La penultima scheda è cruciale per la gestione di una segnalazione, in quanto richiede l'assegnazione di un Responsabile trattamento da individuare tra i membri del comitato whistleblowing. Fintantoché non viene selezionato un responsabile, la scheda apparirà in rosso.

Una volta individuato il responsabile, selezionarlo e premere il comando Assegna .

In seguito al comando, la pratica passerà allo stato Da confermare. Per ufficializzare la presa in carico della segnalazione, è necessario premere il comando Conferma ricezione.

Obbligo di invio primo riscontro

La conferma di ricezione può essere effettuata solo dopo aver inviato almeno un messaggio di riscontro al segnalatore tramite la scheda dei Messaggi.

Dopo aver assegnato il responsabile trattamento, la pratica passerà in stato Indagine in corso e verranno visualizzati due nuovi campi:

note trattamento: consente di inserire un breve riassunto del trattamento;
attività: premendo il comando è possibile inserire il riepilogo delle attività eseguite.

Sebbene i campi non siano obbligatori, risultano molto utili per documentare tutte le considerazioni e le attività effettuate prima della chiusura della pratica.

Riassegna pratica

Se si vuole modificare il responsabile trattamento della segnalazione, si può riassegnare la pratica con il comando .
Verrà aperta una pagina di dettaglio nella quale è obbligatorio inserire il nuovo responsabile.

Allegati ¶

Nell'ultima scheda sono visualizzabili tutti gli allegati che riguardano la segnalazione.

Accesso agli allegati

Tutti i file allegati in questa sezione non sono visibili al segnalatore e servono per la gestione interna della segnalazione ad opera del comitato whistleblowing.

Le azioni disponibili sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.

Comandi disponibili ¶

In fondo alla pratica sono visualizzabili i seguenti comandi:

Report : per visualizzare e scaricare un report completo della segnalazione;
Non procedibile : per segnare la segnalazione come non procedibile;
Aprire piano di azioni : per aprire un piano di azioni che consente di coinvolgere altre figure interne all'azienda, assegnando compiti specifici per il trattamento necessario;
Chiudi : per chiudere la segnalazione;
Salva : per salvare eventuali modifiche effettuate.

Per avere una panoramica completa del processo, fare riferimento alla pagina del workflow.

Azioni ¶

Tutte le azioni da eseguire o eseguite sono riassunte nel seguente percorso di menu:

Pratiche > Whistleblowing > Azioni