Verbale di riunione con firma elettronica pre-approvazione ¶

Quando si sta convocando una riunione o viene inserito un nuovo verbale di riunione con obbligo di firma elettronica prevista prima dell'approvazione da parte dell'approvatore, il workflow è il seguente:

Approvazione della pratica ¶

Il compilatore richiede l'approvazione della pratica premendo il comando Richiedi approvazione. La pratica passa in stato Da firmare.

Da firmare ¶

Un verbale in stato Da firmare indica che non sono state inserite le firme elettroniche dei partecipanti.

Ogni partecipante deve firmare il documento con il comando Firma presente nella lista di distribuzione.

Una volta che tutti i partecipanti hanno firmato il verbale elettronicamente, lo stato del verbale passa a Da approvare.

Da approvare ¶

Nello stato Da approvare, l'approvatore può:

approvare la richiesta con il comando Approva e il verbale risulterà in stato Chiuso;
respingere la richiesta con il comando Respingi e il verbale tornerà in stato Bozza.

Bozza ¶

Un verbale può risultare in stato Bozza nei seguenti casi:

l'approvazione viene respinta dall'approvatore;
viene premuto il comando Riapri dallo stato:
- Da firmare;
- Da approvare;
- Giudizio finale;
- Chiuso.

Valutazione ¶

Quando una tipologia di verbale richiede una valutazione, dallo stato Da approvare passa in stato Giudizio finale.

Una volta inserita la valutazione, è possibile:

chiudere il verbale con il comando Chiudi e il verbale risulterà in stato Chiuso;
riaprire il verbale con il comando Riapri e il verbale risulterà in stato Bozza.

Chiuso ¶

Un verbale può risultare in stato Chiuso nei seguenti casi:

quando è stato confermato dall'approvatore e il proprietario ha provveduto al caricamento del documento delle firme cartacee, chiudendo successivamente il verbale con il comando Chiudi;
viene concluso il processo di valutazione della riunione.

Workflow grafico ¶

Workflow

Nuovo ¶

Lo stato iniziale della pratica. Un utente con i permessi opportuni (configurati nel menu di amministrazione) può creare un nuovo verbale di riunione o convocare una riunione.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Ruoli configurati

Comandi

Convoca riunione

Convoca la riunione appena creata.

Permessi di esecuzione

Ruoli configurati

Stato successivo

Riunione convocata

Notifica

TO: Dipendenti con utenza
CC: Proprietario

Salva come bozza

Salva il verbale di riunione nel sistema come bozza.

Permessi di esecuzione: Ruoli configurati
Stato successivo: Bozza

Riunione convocata ¶

È stata convocata una riunione.

Colore

Giallo: Non è ancora passata la data della riunione.
Rosso: La data della riunione risulta passata.

Utenti coinvolti

Ruoli configurati

Comandi

Annulla riunione

Il proprietario annulla la riunione indicando una motivazione

Permessi di esecuzione

Proprietario

Stato successivo

Riunione annullata

Notifica

TO: Dipendenti con utenza
CC: Proprietario

Richiedi approvazione

La riunione risulta passata e il proprietario ha compilato la pratica, richiede quindi l'approvazione.

Permessi di esecuzione

Proprietario

Stato successivo

Da firmare

Notifica

TO: Partecipanti

Riunione annullata ¶

La riunione è stata annullata.

Colore: Grigio
Utenti coinvolti: Nessuno

Bozza ¶

Il verbale di riunione è stato salvato come bozza.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Proprietario

Comandi

Richiedi approvazione

Il proprietario compila il verbale in tutte le sue parti e richiede l'approvazione.

Permessi di esecuzione

Proprietario

Stato successivo

Da firmare

Notifica

TO: Partecipanti

Da firmare ¶

I partecipanti devono firmare elettronicamente.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Riapri

Il proprietario vuole modificare dei dettagli della pratica.

Permessi di esecuzione: Proprietario
Stato successivo: Bozza

Firma

I partecipanti firmano elettronicamente.

Permessi di esecuzione: Partecipanti
Stato successivo: Da approvare

Da approvare ¶

Il verbale di riunione deve essere approvato dall'approvatore.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Riapri

Il proprietario vuole modificare dei dettagli della pratica.

Permessi di esecuzione: Proprietario
Stato successivo: Bozza

Respingi

Viene rifiutata la richiesta di approvazione.

Permessi di esecuzione

Approvatore

Stato successivo

Bozza

Notifica

TO: Proprietario

Approva

Viene confermata la richiesta di approvazione.

Permessi di esecuzione

Approvatore

Stato successivo

Chiuso: Il verbale viene dichiarato chiuso.
Giudizio finale: È richiesta una valutazione per la tipologia di verbale

Giudizio finale ¶

È richiesta una valutazione per la tipologia di verbale

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Chiudi

La valutazione è stata effettuata.

Permessi di esecuzione

Automatico

Stato successivo

Chiuso

Notifica

TO: Proprietario, approvatore
CC: Utente corrente

Riapri

Viene riaperto il verbale per modificare dei dettagli.

Permessi di esecuzione: Ruoli abilitati alla modifica
Stato successivo: Bozza

Chiuso ¶

Il verbale di riunione viene dichiarato chiuso.

Colore

Verde

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Riapri

Il verbale viene riaperto per effettuare delle modifiche.

Permessi di esecuzione: Ruoli abilitati alla modifica
Stato successivo: Bozza