Workflow¶
Le operazioni principali che riguardano una segnalazione sono i seguenti:
Segnalazione diretta¶
- Un segnalatore invia una segnalazione tramite la piattaforma di whistleblowing;
- il comitato whistleblowing riceve una notifica della nuova segnalazione che sarà in stato
Da assegnare ; - viene assegnato un responsabile trattamento e la pratica passa in stato
Da confermare ;
Segnalazione recepita¶
- Un gestore whistleblowing registra una segnalazione ricevuta tramite altri canali (comunicazione orale / posta ordinaria, ecc);
- il gestore whistleblowing che registra la segnalazione diventa in automatico il responsabile trattamento e la pratica passa in stato
Da confermare ;
Riassegna pratica
Se si vuole cambiare il responsabile trattamento è possibile farlo utilizzando il comando 
Conferma di ricezione¶
Una volta individuato il responsabile trattamento, sarà compito di quest'ultimo inviare un primo riscontro al segnalatore e confermare la ricezione della segnalazione entro 7 giorni, che passerà in stato
Indagine in corso¶
A seconda del tipo di segnalazione, il responsabile trattamento può:
- chiudere direttamente la pratica, inserendo delle note trattamento o delle attività eseguite. La pratica passa allo stato
Chiusa ; - dichiarare la pratica non procedibile e lo stato passa a
Non procedibile ; - aprire un piano di azioni e assegnare le singole azioni a figure interne all'azienda. La pratica passa in stato
Azioni in corso . Si apre qui il workflow del piano di azioni:- una volta eseguite tutte le azioni e chiuso il piano di azioni, la pratica passa in automatico nello stato
Azioni chiuse e sarà possibile chiuderla.
- una volta eseguite tutte le azioni e chiuso il piano di azioni, la pratica passa in automatico nello stato
Log delle azioni / variazioni del workflow¶
L'icona 
Questa scheda è particolarmente utile perché, oltre a elencare le modifiche apportate, mostra il nome dell'utente che le ha effettuate, la data e l'ora e, se presente, la motivazione.
Si tratta di uno strumento essenziale per garantire la trasparenza del processo e facilitare un utilizzo condiviso e tracciato della piattaforma. È un elemento standard presente in ogni pratica/processo del sistema.
Di seguito è riportato il workflow di tutti le operazioni descritte nei paragrafi precedenti.
Workflow grafico¶
Nuova ¶
Lo stato iniziale della pratica. Un segnalatore può creare una nuova segnalazione e inviarla tramite portale OPPURE il comitato whistleblowing può inserire una segnalazione direttamente a sistema.
- Colore
-
Bianco - Utenti coinvolti
-
Proprietario
- Comandi
-
Invia -
Crea una nuova segnalazione.
- Permessi di esecuzione
- Segnalatore
- Stato successivo
- Notifica
- TO: Gestore whistleblowing
Crea -
Crea una nuova segnalazione.
- Permessi di esecuzione
- Gestore whistleblowing
- Stato successivo
- Notifica
- TO: Responsabile trattamento
- CC: Gestore whistleblowing
Da assegnare ¶
È obbligatorio individuare responsabile trattamento nel comitato whistleblowing che si occupi di gestire la segnalazione.
- Colore
-
Rosso - Utenti coinvolti
-
Gestore whistleblowing
- Comandi
-
Assegna -
Assegna la segnalazione.
- Permessi di esecuzione
- Gestore whistleblowing
- Stato successivo
- Notifica
- TO: Responsabile trattamento
- CC: Gestore whistleblowing
Da confermare ¶
Il responsabile trattamento deve dare un primo riscontro e confermare la ricezione della segnalazione al segnalatore entro 7 giorni.
- Colore
-
Rosso - Utenti coinvolti
-
Responsabile trattamento
- Comandi
-
Conferma ricezione -
Conferma la ricezione della segnalazione.
- Permessi di esecuzione
- Responsabile trattamento
- Stato successivo
Indagine in corso ¶
Il responsabile trattamento decide come gestire la segnalazione.
- Colore
-
Rosso - Utenti coinvolti
-
Responsabile trattamento
- Comandi
-
Non procedibile -
Dichiara la segnalazione non procedibile.
- Permessi di esecuzione
- Responsabile trattamento
- Stato successivo
Apri piano -
Crea un piano di azioni da eseguire.
- Permessi di esecuzione
- Responsabile trattamento
- Stato successivo
Chiudi -
Chiude la segnalazione.
- Permessi di esecuzione
- Responsabile trattamento
- Stato successivo
Non procedibile ¶
Indica che la segnalazione è stata dichiarata non procedibile, pertanto non sono richieste ulteriori azioni.
- Colore
-
Grigio - Utenti coinvolti
-
Gestore whistleblowing
- Comandi
-
Riapri -
Riapre la segnalazione.
- Permessi di esecuzione
- Gestore whistleblowing
- Stato successivo
Azioni in corso ¶
Viene creato un piano di azioni da eseguire. Si apre il workflow del piano di azioni nel quale vengono individuati dei responsabili interni al sistema per ogni singola azione.
- Colore
-
Giallo - Utenti coinvolti
-
Responsabile trattamento
- Comandi
-
Azioni chiuse -
Le azioni sono state chiuse.
- Permessi di esecuzione
- Responsabile trattamento
- Stato successivo
- Notifica
- TO: Responsabile trattamento
- CC: Gestore whistleblowing
Azioni chiuse ¶
Il piano di azioni è stato chiuso.
- Colore
-
Rosso - Utenti coinvolti
-
Responsabile trattamento
- Comandi
-
Chiudi -
Chiude la segnalazione.
- Permessi di esecuzione
- Responsabile trattamento
- Stato successivo
Riapri piano -
Riapre il piano di azioni.
- Permessi di esecuzione
- Responsabile trattamento
- Stato successivo
Chiusa ¶
Lo stato finale della pratica di segnalazione.
- Colore
-
Verde - Utenti coinvolti
-
Gestore whistleblowing
- Comandi
-
Riapri -
Riapre la segnalazione.
- Permessi di esecuzione
- Gestore whistleblowing
- Stato successivo
-
Azioni chiuse : Viene riaperto il piano di azioni.Indagine in corso : Riparte l'indagine.