Dettaglio ispezione ¶

Configurabili nel menu di amministrazione

La pagina di dettaglio di un ispezione è suddivisa nelle seguenti schede:

dati generali;
intervistati;
checklist;
procedure;
cartellini verdi;
conclusioni;
lista di distribuzione;
allegati.

Dati generali ¶

In questa prima scheda è obbligatorio inserire i seguenti dati:

tipo di ispezione, in base a quelli configurati;
gruppi di macchine: solo se il tipo di ispezione selezionato prevede degli argomenti legati alle macchine;
posizione struttura della pratica: precompilato in automatico, ma modificabile;
titolo dell'ispezione;
osservatori: membri del team che hanno partecipato all'ispezione come verificatori;
ruolo proprietario (obbligatorio solo se è stato flaggato il relativo checkbox nel menu di configurazione): in base ai ruoli abbinati all'utenza del proprietario della pratica, selezionare il ruolo con il quale identificarlo per l'ispezione creata a scelta fra:
- auditor;
- responsabile sicurezza;
- direttore;
- responsabile area;
- responsabile reparto;
- capo turno.
approvatore: menu a tendina nel quale sono proposti solo gli utenti, per quella posizione struttura, con uno dei ruoli inseriti nell'elenco di quelli autorizzati delle tipologie di ispezioni;
checkbox confidenziale: per rendere la pratica visibile solo agli utenti coinvolti nel workflow della pratica e a quelli inseriti nella lista di distribuzione.

Oltre ai dati obbligatori sopracitati, sono disponibili i seguenti campi facoltativi:

macchina: se è attiva la licenza "Macchine e impianti" e nella configurazione dei tipi di ispezione è stato flaggato il checkbox "Macchina", è possibile collegare una macchina censita a sistema. Il campo può essere impostato come facoltativo oppure obbligatorio;
"Altri osservatori": è possibile indicare eventuali altri osservatori che non sono utenti del sistema, ma che hanno partecipato all'ispezione.

Auto approvazione

Se è stato flaggato il checkbox "consenti auto approvazione", l'utente proprietario di un'ispezione può selezionarsi come approvatore.

Se è stato abilitato il checkbox "Compilatori diversi per ogni argomento" disponibile nella scheda dettagli del tipo di ispezione, sarà visualizzata una tabella nella quale vengono riassunti gli argomenti della checklist e gli utenti identificati come responsabili (se configurati).

La sezione relativa agli osservatori non viene visualizzata in questa modalità.

Compilatori obbligatori

Assicurarsi di definire un compilatore per ogni argomento. In caso contrario non sarà possibile creare l'ispezione.

Se si vuole modificare un compilatore, utilizzare il comando e selezionare il nuovo utente. In alternativa, se si vogliono modificare gli utenti dopo aver creato l'ispezione, utilizzare il comando .

Modifica compilatori

Solo il proprietario dell'ispezione può modificare gli utenti identificati come compilatori.
Se un utente ha già compilato l'argomento assegnatogli, non è possibile rimuoverlo.

Intervistati ¶

Nella seconda scheda è possibile selezionare gli operatori osservati durante l'ispezione.

Per inserire un dipendente, cercarlo nel campo a completamento automatico e selezionarlo.

Se si vogliono gestire degli operatori esterni, utilizzare il comando . Compariranno i seguenti nuovi campi che vanno compilati obbligatoriamente:

nome della persona intervistata;
impresa esterna presso la quale lavora.

Se l'impresa esterna è stata definita all'interno del menu di configurazione, scrivere la denominazione nel campo a completamento automatico. In caso contrario, è possibile selezionare il checkbox "Testo libero?".

Checklist ¶

Nella terza scheda è disponibile la checklist completa configurata nel menu di amministrazione.

Per ogni argomento configurato, sono visualizzate le domande alle quali è obbligatorio rispondere (solo se non è stato flaggato il checkbox Risposta facoltativa).

Oltre alla risposta, è possibile aggiungere:

eventuali note;
foto;
allegati.

Per ogni domanda è inoltre disponibile il comando che permette di duplicare la domanda.
Tramite la duplicazione, è possibile inserire in maniera rapida più anomalie per la stessa tipologia di domanda.

Anomalie ¶

Un'anomalia viene creata se per una risposta è stato flaggato il checkbox "Apri anomalia" durante la configurazione dei tipi di ispezione.

Se si sta gestendo un'anomalia classica, verrà aperta la finestra di dettaglio dell'anomalia nella quale sono riassunti i seguenti dati precompilati:

responsabile di turno;
posizione struttura;
descrizione dell'anomalia.

È possibile chiudere l'elemento premendo il tasto Ok solo se l'anomalia è stata risolta con dei provvedimenti immediati che dovranno essere dettagliati. In caso contrario, è obbligatorio individuare un responsabile trattamento per l'apertura dell'anomalia.

Responsabile trattamento ¶

Il campo del responsabile trattamento può essere compilato manualmente oppure automaticamente, secondo le seguenti logiche.

Se è stato utilizzato il flag "precompila responsabile con proprietario", l'utente che ha creato l'anomalia verrà inserito automaticamente come responsabile trattamento sia nel caso di anomalie classiche che di anomalie rapide.

Se non è stato utilizzato questo flag:

nelle anomalie classiche sarà necessario inserire manualmente l'utente identificato come responsabile trattamento;
nelle anomalie rapide il campo viene precompilato con il responsabile backoffice dello stesso ambito dell'ispezione in base alla posizione struttura della pratica.

Nel caso in cui non ci sia nessun responsabile backoffice configurato per l'ambito dell'ispezione, il campo viene precompilato con l'utente selezionato come approvatore dell'ispezione.
È possibile modificare il responsabile, selezionando l'utente desiderato nell'apposito menu a tendina. Si ricorda che, per la gestione delle anomalie, è possibile gestire i ruoli, le figure e gli utenti autorizzati tramite apposito parametro di configurazione del menu di configurazione delle anomalie.

Precompilazione campi

Se è stato flaggato il checkbox "Apertura rapida anomalie", il sistema precompila tutti i campi del dettaglio dell'anomalia.

Procedure ¶

La scheda relativa alle procedure permette di collegare eventuali procedure per le quali si vuole verificare la conoscenza durante l'ispezione.

Per inserire un documento, digitare nel campo a completamento automatico e selezionare l'elemento necessario. In alternativa, utilizzare il comando Ricerca avanzata.
Verrà aperta una finestra di ricerca che permette di filtrare i documenti creati per:

testo da cercare: id/numero/titolo;
data di revisione: dal - al;
ambito di riferimento;
tipo di documento;
gruppo documenti;
posizione struttura;
mansioni abbinate;
gruppi di mansioni.

Una volta impostati i filtri desiderati, utilizzare il comando Cerca. Selezionare tutti i documenti che si vogliono abbinare tramite checkbox e confermare l'inserimento premendo il comando Ok.

I comandi disponibili in questa scheda sono i seguenti:

permette di svuotare la lista configurata;
permette di visualizzare e scaricare l'allegato collegato al documento;
permette di rimuovere un singolo elemento dalla lista configurata.

Visibilità scheda

Questa scheda è visibile solo se è stato flaggato il checkbox "Con verifica procedure" all'interno del dettaglio di una tipologia ispezione.

Verifica conoscenza documenti ¶

Durante la compilazione dell'ispezione, è possibile verificare la conoscenza dei documenti collegati.

Premere il comando per inserire una nuova verifica. Successivamente, indicare il dipendente intervistato e la procedura per la quale è stata fatta la verifica. Se necessario, è possibile inserire delle note.

Se la verifica è positiva, e la procedura è conosciuta e applicata, premere il comando Sì. In caso contrario, premere il comando No.

Qualora si volesse eliminare una verifica effettuata, è possibile farlo premendo il comando , disponibile solo quando l'ispezione è in stato Bozza.

Cartellini verdi ¶

All'interno di questa scheda è possibile inserire dei cartellini verdi relativi a comportamenti positivi e propositivi rilevati durante l'ispezione.

Per inserire un nuovo cartellino, premere il comando . Verrà aperta la pagina di dettaglio di un cartellino verde.

Si rimanda alla seguente sezione del manuale per la gestione di un cartellino verde.

Conclusioni ¶

Nella scheda delle conclusioni è dettagliato il riassunto delle risposte dell'ispezione. In particolare è possibile vedere il totale e la percentuale per ogni tipologia di risposta data.
Se necessario, in questa scheda è possibile inserire la durata dell'ispezione espressa in ore e minuti, nell'apposito campo.

Inoltre, in questa scheda è possibile inserire eventuali segnalazioni generate dall'ispezione che non sono collegate direttamente alle domande della checklist. Per inserire una nuova segnalazione premere il comando . Verrà aperto il dettaglio della segnalazione.

Inserimento segnalazioni

Le segnalazioni possono essere inserite solo quando la pratica è in stato Da compilare, Da compilare - Multiplo.

Compilatori multipli

Nelle ispezioni con compilatori multipli, tutti gli utenti coinvolti nella compilazione possono inserire una segnalazione.

Lista distribuzione ¶

Questa scheda è suddivisa in:

una barra di ricerca superiore;
diversi comandi disponibili.

Per la ricerca è possibile filtrare per:

posizione organizzativa. Cliccando questa icona è possibile navigare all'interno del modello organizzativo nel menu compatto che comparirà;
utente. Cliccando questa icona è possibile digitare il nome, cognome o id di un utente per selezionarlo;
gruppo di utenti. Cliccando questa icona è possibile selezionare uno o più gruppi di utenti configurati;
posizione organizzativa. Cliccando quest'icona è possibile digitare il nome o la sigla di una posizione organizzativa da selezionare.

Altri comandi disponibili sono:

per rimuovere gli utenti disabilitati;
per svuotare l'elenco;
per rimuovere gli utenti singolarmente;
per aggiornare la scheda e visualizzare le modifiche recenti.

Allegati ¶

Le azioni disponibili nella scheda degli allegati sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati:
- tramite cartella zip;
- unendoli in un unico file in formato .PDF (possibile solo per i file in formato .PDF);
permette di caricare nuovi allegati:
- cercandoli nelle cartelle del proprio dispositivo;
- collegando link esterni;
- incollando delle immagini dagli appunti (ultimo screenshot fatto).

È possibile caricare un file/allegato anche utilizzando la funzione di drag-and-drop.
Tra i formati di file che possono essere inseriti ci sono i formati classici .docx, .pdf, .png, .jpg, così come email esterne.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di caricamento sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.

Limite dimensioni allegati

Il limite standard della dimensione di un allegato è di 50Mb. Il sistema non permette di caricare allegati di dimensioni maggiori.
Si prega di verificare sempre le dimensioni dei file che si stanno caricando ed eventualmente di ottimizzarli.

Comandi disponibili ¶

In fondo alla pratica è disponibile il seguente comando Report, il quale permette di:

Visualizza visualizzare il report dell'ispezione nel browser;
Scarica scaricare il report in formato .PDF.