Configurazione iniziale

Responsabile manutenzione

Prima di iniziare a usare il modulo, è necessario configurare alcune impostazioni di base per adattarlo alle esigenze aziendali e garantirne una gestione corretta.

Tipi documento

Amministrazione > Macchine/impianti > Tipi documento

In questa pagina è possibile configurare tutte le tipologie di documenti relativi a macchine/impianti che si vogliono gestire.

Nella pagina sono disponibili i seguenti comandi:

• per inserire un nuovo elemento nell'elenco;
• per aggiornare la pagina e visualizzare le modifiche appena effettuate.

Ogni riga ha a disposizione i seguenti pulsanti:

• e per spostare un elemento in una posizione diversa;
• per abilitare o disabilitare un elemento;
• per eliminare un elemento.

Dettaglio tipologia documento

Il dettaglio della tipologia documento è suddiviso in due schede:

• dati generali;
• allegati.

Dati generali

Quando si inserisce un nuovo elemento nell'elenco è obbligatorio indicare:

• il nome della tipologia documento in inglese e in italiano;
• l'ambito di appartenenza del documento: in questo caso sarà tipicamente macchinari;
• eventuale modello in formato .DOCX se non si tratta di un documento precompilato;
• eventuali mesi di validità se la tipologia di documento ha una scadenza fissa.

Per modificare un elemento già inserito, premere sulla sua riga per aprire il dettaglio.

Infine, premere Ok per salvare.

Allegati

Nella scheda degli allegati sono presenti i file in formato .DOCX che sono stati caricati relativi al modello di un tipo di documento. Le azioni disponibili nella scheda degli allegati sono le seguenti:

• aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
• permette di scaricare tutti gli allegati:
  • tramite cartella zip;
  • unendoli in un unico file in formato .PDF (possibile solo per i file in formato .PDF);
• permette di caricare nuovi allegati:
  • cercandoli nelle cartelle del proprio dispositivo;
  • collegando link esterni;
  • incollando delle immagini dagli appunti (ultimo screenshot fatto).

È possibile caricare un file/allegato anche utilizzando la funzione di drag-and-drop.
Tra i formati di file che possono essere inseriti ci sono i formati classici .docx, .pdf, .png, .jpg, così come email esterne.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di caricamento sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.

Limite dimensioni allegati

Il limite standard della dimensione di un allegato è di 50Mb. Il sistema non permette di caricare allegati di dimensioni maggiori.
Si prega di verificare sempre le dimensioni dei file che si stanno caricando ed eventualmente di ottimizzarli.