Gestione dei documenti

La sezione documenti permette di gestire lo stato della vostra documentazione caricata sul portale.

Indice e ricerca

Nella barra dei comandi della home page, scegliere Documenti per accedere all'indice.

Questa pagina presenta un filtro di ricerca che è possibile utilizzare per verificare la situazione di tutti i documenti da voi caricati. È inoltre possibile restringere la ricerca tramite i filtri forniti. Per accedere ai dettagli di un documento, cliccare sul suo nome.

Documenti mancanti

I documenti che risultano Mancanti non sono visualizzati in questa pagina.

Validità di un documento

La validità di un documento è determinabile dal colore dell'etichetta ad esso associata:

Verde: il documento è stato approvato ed è in corso di validità.
Giallo: il documento deve ancora essere convalidato.
Rosso: il documento è mancante o non valido e ne deve essere caricata una nuova versione.

Ciclo di scadenza

Diverse tipologie di documenti hanno una data di scadenza: il sistema ne tiene traccia, e vi avviserà quando un documento richiederà la vostra attenzione.

Alcuni giorni (di norma 15) prima della scadenza effettiva, il sistema vi segnalerà che il documento sta per scadere. Un documento nello stato In scadenza è ancora considerato valido, ma è opportuno caricarne una nuova versione al più presto.

Al sopraggiungere della data di scadenza, il documento è dichiarato Scaduto e non è più considerato valido: pertanto, l'azienda potrà rifiutarvi l'accesso ai propri stabilimenti.

Se al sopraggiungere della data di scadenza di un documento non avete richieste in corso, invece di essere dichiarato Scaduto il documento è dichiarato Archiviato ed escluso dal ciclo di notifiche. Sarà riattivato nel momento in cui effettuerete una nuova richiesta di accesso.

Revisionare un documento

Quando un documento è dichiarato Scaduto o Rifiutato è necessario caricarne una nuova revisione.

È inoltre possibile revisionare un documento anche quando risulta Attivo o Archiviato.

Il processo di revisione è simile al processo di primo inserimento:

Nella pagina di dettaglio del documento, premere Aggiungi revisione.
Il documento è ora modificabile: compilare i dati relativi al documento, e allegarne la nuova versione tramite l'apposito selettore.
Premere Salva. Il documento è ora in stato Bozza.
Quando si è sicuri della correttezza di tutti i dati inseriti, premere il pulsante Richiedi approvazione. Questo segnalerà l'azienda della nuova revisione.

Il nuovo documento risulterà Da approvare, e non sarà valido finché l'azienda non lo avrà approvato.

Alcune tipologie di documento sono prive di una scadenza intrinseca (es. modello organizzativo, DVR), ma è possibile che l'azienda voglia comunque assicurarsi ad intervalli regolari che siano ancora validi: in tali casi potrebbe essere presente il comando Conferma che permette di dichiarare ancora valida una revisione scaduta.

Richiesta approvazione automatica

Se un documento risulta collegato ad una richiesta / autorizzazione in fase di compilazione, non è necessario richiederne esplicitamente l'approvazione, dato che tale passaggio viene eseguito automaticamente quando si richiede l'approvazione dell'intero processo.

È invece necessario richiedere manualmente l'approvazione di revisioni caricate mentre una richiesta è Attiva (ad esempio, se un documento scade mentre la richiesta è in corso).